บทความกรณีศึกษาที่น่าสนใจเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ, โครงการด้านระบบสารสนเทศที่อาจจะสนองพระราชดำริในสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดา ฯ และโครงการที่ตอบสนองนโยบายรัฐบาล ด้านระบบสารสนเทศ

บทความกรณีศึกษาที่น่าสนใจเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ
            
ถาม : จากข้อมูลของทั้ง 9 องค์การ ท่านสนใจองค์การใดมากที่สุด เพราะอะไร คิดว่าจะพัฒนาระบบอะไรเพิ่มเติม พร้อมในเหตุผล


ตอบ : การดำเนินธุรกิจโดยแรงผลักดันของเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information
Technology) ที่เรียกว่า IT ซึ่งเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารโทรคมนาคม
ผู้บริหารองค์การจึงจำเป็นต้องเข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิด
ประโยชน์สูงสุดแก่องค์การเพื่อให้องค์การมีความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งเป็นการดำเนิน
งานเชิงรุก เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีประกอบด้วยระบบจัดเก็บและประมวล
ข้อมูลระบบสื่อสารโทรคมนาคม เพื่อให้การจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

          1) ระบบจัดเก็บและประมวลข้อมูล เนื่องจากความซับซ้อนของการประกอบธุรกิจทำให้
องค์การมีข้อมูลหลากหลายประเภทเป็นจำนวนมาก การจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลด้วยมือ
จึงไม่เป็นการสะดวกและอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ การใช้คอมพิวเตอร์สนับสนุนในการ
จัดเก็บและประมวลผลทำให้การทำงานมีความรวดเร็วและถูกต้องยิ่งขึ้น
          2) ระบบสื่อสารโทรคมนาคม เพื่อให้การสื่อสารในองค์การและการนำข้อมูลไปใช้ในการ
ตัดสินใจถูกต้อง ปัจจัยสำคัญ คือ ระบบการสื่อสารด้วยคอมพิวเตอร์ และอุปรกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
          3) การจัดการข้อมูล เป็นการจัดการรูปแบบ และระบบการใช้งานของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

----------------------------------------------------------------------------------------------------

ถาม : โครงการด้านระบบสารสนเทศที่อาจจะสนองพระราชดำริในสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดา ฯ

ตอบ : ห้องสมุดประชาชน คือ แหล่งรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภท ทั้งที่เป็นวัสดุตีพิมพ์ วัสดุไม่ตีพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีการคัดเลือกและจัดหาเข้ามาอย่างทันสมัย สอดคล้องกับความต้องการและความสนใจของผู้ใช้ มีบรรณารักษ์เป็นผู้ดำเนินงานและจัดบริการต่างๆอย่างเป็นระบบ

           ดังนั้นระบบสารสนเทศของห้องสมุดประชาชนจะต้องส่งเสริมการหาความรู้ในด้านต่างๆดังนี้

          1. เพื่อการศึกษา ห้องสมุดทุกแห่งจะรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศที่ให้ความรู้ เพื่อบริการแก่ผู้ใช้ในการแสวงหาความรู้ ค้นคว้าด้วยตนเองได้ตามต้องการ

          2. เพื่อความรู้ข่าวสาร ห้องสมุดจัดหาทรัพยากรสารสนเทศใหม่ๆ ที่ทันสมัย เพื่อให้ผู้ใช้ติดตามข่าวความเคลื่อนไหวและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั่วโลก ทำให้ผู้ใช้มีความรู้ใหม่ๆและทันสมัยเสมอ

          3. เพื่อการค้นคว้าวิจัย เป็นแหล่งสะสมทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่างๆ ที่ใช้เป็นข้อมูลในการศึกษาค้นคว้าวิจัย ซึ่งเป็นการแสวงหาองค์ความรู้ใหม่ เพื่อความเจริญก้าวหน้าในสาขาวิชาต่างๆ

          4. เพื่อความจรรโลงใจ ทรัพยากรสารสนเทศบางประเภททำให้ผู้ใช้มีความซาบซึ้งประทับใจที่ได้รับจากการอ่าน ช่วยให้เกิดแรงบันดาลใจในทางสร้างสรรค์แต่สิ่งที่ดีงาม และเป็นประโยชน์ต่อสังคม

          5. เพื่อการพักผ่อนหย่อนใจหรือนันทนาการ ห้องสมุดจะมีทรัพยากรสารสนเทศที่ให้ความสนุก บันเทิงใจไว้บริการ เช่น นิตยสาร นวนิยาย เรื่องสั้น ฯลฯ นอกจากนี้ยังเป็นแหล่งพักผ่อนหย่อนใจด้วยการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ที่ช่วยให้ได้รับความเพลิดเพลิน

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

ถาม : โครงการที่ตอบสนองนโยบายรัฐบาล ด้านระบบสารสนเทศ เพื่อทำให้เกิดความหลากหลายความคิดในการพัฒนาดังนั้น ท่านคิดว่าการพัฒนาระบบสารสนเทศดังกล่าว ควรจะต้องมีระบบ e-service, web-service, front and back office หรือไม่อย่างไร และหากมีควรจะมีอะไรบ้างพร้อมระบุเหตุผลประกอบเพื่อจะได้นำไปปฏิบัติได้จริง

ตอบ : เพื่อให้สอดรับกับมติคณะรัฐมนตรี นโยบายของรัฐบาลด้านการวิทยาศาสตร์เทคโนโลยี การวิจัยและนวัตกรรม (การใช้ข้อมูลภูมิสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรธรรมชาติ) และโครงการของสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา ข้างต้น มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ควรจะพิจารณาดำเนินโครงการพร้อมกำหนดหน่วยงานผู้รับผิดชอบในการดังกล่าวดังนี้

          ปัจจุบันเป็นยุคแห่งสังคมเศรษฐกิจฐานความรู้ คนในสังคมจะต้องมีความสามารถในการเข้าถึงความรู้และเทคโนโลยี รู้จักเลือกใช้ความรู้ และสามารถวิจัย ปรับปรุงดัดแปลง สร้าง และต่อยอดความรู้และเทคโนโลยีที่มีอยู่เพื่อสร้างนวัตกรรมใช้เป็นพลังขับเคลื่อนการพัฒนาการเกษตรให้เหมาะสมสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมของสังคม การจัดการความรู้นั้นต้องมีการรวบรวม จัดระบบ จัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูล เพื่อสร้างเป็นความรู้ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันความรู้และผู้ทรงความรู้ในการตีความประยุกต์ความรู้ในการสร้างนวัตกรรม

        จากแนวคิดดังกล่าวจะเห็นได้ว่าในปัจจุบันยังขาดหน่วยงานหรือองค์กรที่เป็นศูนย์กลางในการจัดการความรู้ทางการเกษตร  เพื่อที่ทำหน้าที่ในการจัดการความรู้ทางการเกษตรเพื่อการพัฒนาการเกษตรขึ้น โดยทำหน้าที่เป็นผู้จัดการความรู้ทางการเกษตร ทั้งในการเสาะแสวงหาความรู้จากแหล่งต่าง ๆ มาประยุกต์ให้ง่ายต่อการนำไปใช้จริง การถ่ายทอดความรู้และเทคโนโลยีที่เหมาะสมในรูปแบบต่าง ๆ ตลอดจนให้บริการข้อมูลเกี่ยวกับความรู้และเทคโนโลยีที่เหมาะสมแก่กลุ่มเป้าหมาย ได้แก่ เกษตกร นิสิตนักศึกษา นักวิชาการและบุคคลที่สนใจทั่วไป

วัตถุประสงค์ในการจัดตั้ง
       1) จัดการข้อมูลสารสนเทศทางการเกษตรจากแหล่งต่าง ๆ ให้เป็นระบบ เข้าถึงง่ายและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
       2) ถ่ายทอดความรู้ทางการเกษตรกับกลุ่มเป้าหมายเพื่อให้นำไปใช้ได้อย่างเหมาะสมกับสภาพพื้นที่จริง
       3) เพื่อพัฒนากระบวนการเรียนรู้ร่วมกันของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
       4) เป็นศูนย์กลางในการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ และเพื่อให้เกิดความคิดในการพัฒนาทางการเกษตรของกลุ่มเป้าหมายและผู้สนใจทั่วไป
       5) สร้างองค์ความรู้ ในด้านต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนา

ผลที่คาดว่าจะได้รับการการจัดตั้ง
       1) ข้อมูลสารสนเทศและเทคโนโลยีที่เหมาะสมทางการเกษตรที่สามารถนำไปใช้ได้จริงในสภาพพื้นที่
       2) สื่อที่ใช้ในการถ่ายทอดเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการผลิตทางการเกษตร
       3) หลักสูตรฝึกอบรมความรู้ในการผลิตทางการเกษตร
       4) เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์รวมทั้งความคิดในการพัฒนาทางการเกษตรของเกษตรกร นิสิตนักศึกษา นักวิชาการและผู้สนใจทั่วไป
       5) เกษตรกร เจ้าหน้าที่ ผู้สนใจและคณาจารย์ ได้เพิ่มพูนความรู้และประสบการณ์

เข้าไปที่ http://m-culture.in.th/ แล้วทดลอง ลงทะเบียนใช้งาน แล้วหลังจากนั้น ให้วิจารณ์ระบบดังกล่าว โดยเขียนในลงบทความของท่าน

            ศูนย์ข้อมูลกลางทางวัฒนธรรม เป็นเว็ปไซต์ชุมชนสำหรับรวบรวมข้อมูลทางวัฒนธรรมของชาติ ประกอบด้วยข้อมูลของบุคคลหรือองค์กรทางวัฒนธรรม เช่น ปราชญ์ชาวบ้าน บุคคลสำคัญทางศาสนา เป็นต้น สิ่งประดิษฐ์ทางวัฒนธรรม รวมถึง โบราณวัตถุ หนังสือ งานศิลปะ เครื่องแต่งกาย วิถีชีวิต ภูมิปัญญา ตลอดจนสถานที่ทางวัฒนธรรม และแหล่งท่องเที่ยว ภาพถ่าย วีดิทัศน์ และภาพแอนิเมชั่นประกอบข้อความ ตลอดจนประสบการณ์และความคิดเห็นที่นำเสนอในเว็บไซต์นี้ รวบรวมและแบ่งปันโดยสมาชิก และกลั่นกรองข้อมูลอีกชั้นหนึ่งโดยวัฒนธรรมจังหวัด กระทรวงวัฒนธรรม


วิจารณ์ระบบของศูนย์ข้อมูลกลางทางวัฒนธรรม
             การรวบรวมองค์ความรู้เกี่ยวกับศิลปวัฒนธรรมซึ่งมีอยู่มากมาย และกระจัดกระจายให้เป็นระบบ โดยร่วมมือกับสถานศึกษาระดับอุดมศึกษาในแต่ละท้องถิ่น ส่งเสริมให้มหาวิทยาลัยเข้ามามีส่วนร่วมในการวิจัย และพัฒนาองค์ความรู้เรื่องศิลปวัฒนธรรมของไทย รวมทั้งในมหาวิทยาลัยที่มีการเปิดการเรียนการสอนด้านภาพยนตร์ หรือด้านศิลปะ กระทรวงวัฒนธรรมก็จะส่งเสริมให้มหาวิทยาลัยมีบทบาทในการสืบค้นภูมิปัญญา รวมทั้งวรรณกรรมริมแม่น้ำโขงของสองฝั่งทั้งไทยและลาว 
           การสร้างความตระหนัก การเห็นคุณค่าของสิ่งที่เป็นวัฒนธรรมไทย ซึ่งต้องมีพื้นที่สำหรับทุกภาคส่วนที่เข้ามาใช้ ขณะนี้เรามีพื้นที่ที่ศูนย์วัฒนธรรมแห่งประเทศไทย และโรงละครแห่งชาติ ทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาคยังมีลานวัฒนธรรมที่เป็นพื้นที่ในชุมชนเอง ส่งเสริมการนำคุณค่าทางวัฒนธรรมมาสร้างความตระหนัก และรับรู้ ให้เกิดความภาคภูมิใจในศิลปวัฒนธรรมของแต่ละท้องถิ่น
           การส่งเสริมการเรียนรู้เกี่ยวกับศิลปวัฒนธรรมไทยแก่เด็กและเยาวชน  ถือว่าคนรุ่นใหม่มีบทบาทสำคัญ และกระแสโลกาภิวัตน์กำลังทำให้เด็กรุ่นใหม่เปลี่ยนแปลงทัศนคติไปนิยมชมชอบต่างประเทศมากขึ้น พยายามที่ให้งานศิลปวัฒนธรรมเป็นงานที่เข้าถึงวัยรุ่นได้ง่าย นอกจากนั้นก็จะเปิดพื้นที่อย่างเช่นลานบุญลานปัญญา หรือ โครงการวัฒนธรรมไทยสายใยชุมชนสาระสำคัญของการดำเนินการคือการเปิดพื้นที่ให้ประชาชนมีส่วนร่วม และนำกิจกรรมที่เป็น
           สาระทางด้านศิลปวัฒนธรรมมาแสดงหรือมาแลกเปลี่ยนกันเพื่อให้เกิดความภาคภูมิใจและเห็นคุณค่าของสิ่งเหล่านี้ ซึ่งจะมีความรู้สึกว่าอัตลักษณ์เหล่าเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตเรา ฉะนั้นการส่งเสริมเหล่านี้ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงของโลกาภิวัตน์ เราเข้าใจถึงการรับรู้ของเด็กผ่าน Social Nectwork ค่อนข้างง่ายและไปได้รวดเร็ว ฉะนั้นเราจะต้องเพิ่มเนื้อหาเหล่านี้ให้สอดคล้องกับรสนิยมของเด็กแต่ละวัย ซึ่งเราจะต้องค่อย ๆ ทำเรื่องนี้ และสำคัญที่สุดคงไม่ใช่การทำของเจ้าหน้าที่ฝ่ายรัฐ แต่อยากให้มีส่วนร่วมจากภาคประชาสังคมตั้งแต่ตัวผู้ปกครอง เด็ก และสถานศึกษา รวมทั้งศาสนสถานด้วยที่จะต้องมีส่วนกลับมาฟื้นฟูวัฒนธรรม และวิถีชีวิตแบบไทยในสังคมไทยให้ยั่งยืนต่อไ

ท่านคิดว่า ระบบ Front ของ กรมสรรพสามิต ควรจะเป็นอย่างไร

             กรมสรรพสามิตมีภารกิจเกี่ยวกับการบริหารการจัดเก็บภาษีตามกฎหมายว่าด้วยภาษีสรรพสามิต
กฎหมายว่าด้วยพิกัดอัตราภาษีสรรพสามิต กฎหมายว่าด้วยสุรา กฎหมายว่าด้วยยาสูบ กฎหมายว่าด้วยไพ่
กฎหมายว่าด้วย  การจัดสรรเงินภาษีสรรพสามิต กฎหมายว่าด้วยการจัดสรรเงินภาษีสุรา กฎหมายว่าด้วยการกำหนดแผนและขั้นตอนการกระจายอำนาจให้แก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นและกฎหมายอื่นที่กรมมีหน้าที่  บริหารการจัดเก็บภาษี ตลอดจนตรวจสอบ ป้องกันและปราบปรามการกระทำผิดตามกฎหมายว่าด้วยภาษี
สรรพสามิต กฎหมายว่าด้วยสุรา กฎหมายว่าด้วยยาสูบ และกฎหมายว่าด้วยไพ่ เพื่อให้การจัดเก็บรายได้ของ
กรมสรรพสามิตมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และเป็นไปตามเป้าหมายที่กระทรวงการคลังกำหนดไว้ โดยให้มีอำนาจหน้าที่
           
             กรมสรรพสามิต จะต้องจัดทำทั้งด้านงานสำนักงาน (Back Office) และด้านงานบริการผู้เสียภาษี (Front Office) และศึกษาปัญหา  อุปสรรค  ข้อเสนอแนะต่างๆ  จากผู้ใช้งานระบบ  ในการศึกษาจะทะท้อนให้ผู้ที่เกี่ยวข้องและประชาชนทั่วไป  ได้รับทราบถึงระบบสารสนเทศของกรรมสรรพสามิตในภาพรวมที่ได้พัฒนาขึ้น  เพื่อให้มีการจัดเก็บภาษีได้อย่างทั่วถึง  โปร่งใส  และเป็นธรรมมากยิ่งขึ้น  โดยในด้านผู้มีหน้าที่เสียภาษีอากร  ในการเสียภาษีให้ถูกต้องเหมาะสมกับสภาพกิจการ  และครบถ้วนตามข้อมูลที่รายรับที่กรมสรรพสามิตได้รับจากแหล่งต่างๆ  สำหรับในด้านเจ้าหน้าที่ผู้ใช้
งานระบบ  จะได้พัฒนาศักยภาพในการใช้งานระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  และท้านสุดในด้านหน่วยงานสนับสนุนที่เกี่ยวข้อง  จะได้ให้การสนับสนุนผู้ใช้งานระบบ  ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานต่อไป

ท่านคิดว่าระบบ CRM จะเป็นระบบ Front to Back office ได้อย่างไร โปรดอธิบายให้เข้าใจ

การที่ Front Office จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น นอกจากการตกแต่ง จัดวาง และกำหนด Function ในการใช้สถานที่ที่ลงตัว เหมาะสมแล้ว ระบบฐานข้อมูลที่เกี่ยวกับ “การบันทึกรายการขาย” เช่น การออกบิล ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า ระบบควบคุมสินค้าคงเหลือที่จะทำให้ทราบว่ามี “สินค้า” คงเหลืออยู่เท่าใดบ้าง ระบบเหล่านี้ย่อมถือเป็น “หัวใจ” ที่จะทำให้งานของ Front Office “ลื่นไหล” หรือ “ติดขัด” ได้

บางแห่งอาจใช้ระบบที่เรียกว่า CRM หรือ Customer Relationship Management ที่นำเทคโนโลยีฐานข้อมูลมาช่วยในการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้า เพื่อให้งานบริการนั้นเข้าถึงความต้องการของลูกค้า และทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้สินค้าและบริการของลูกค้าได้เฉพาะเจาะจงและละเอียดละออมากยิ่งขึ้น
กิจการที่เกี่ยวกับการขายปลีก ซุปเปอร์มาร์เก็ต หรือร้านอาหารต่างๆ มักจะใช้ระบบควบคุมหน้าร้านที่เรียกว่า POS (Point of Sales) ระบบ POS จะเหมือนเครื่องเก็บเงินที่มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือ Software คอยบันทึกข้อมูลและส่งผ่านไปยังระบบบัญชีเพื่อประมวลผลแบบ Real time ระบบเหล่านี้จะช่วยในเรื่องการออกใบกำกับภาษีแก่ลูกค้าทั้ง “ใบกำกับภาษีแบบย่อ” หรือ “แบบเต็มรูป” ขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า
ระบบ POS อาจใช้ร่วมกับรหัสแท่ง หรือ Barcode เพื่อใช้บริหารจัดการกับสินค้าคงเหลือ ตรวจสอบสินค้าขณะขาย และตรวจสอบยอดขาย ปกติจะใช้รหัสแบบบาร์โค้ด กับเครื่องอ่าน หรือ สแกนเนอร์ (Barcode Reader, Scanner)
การที่พนักงานเก็บเงิน ใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดอ่านค่าในแถบรหัสที่ติดบนสินค้านั้น เป็นการบันทึกรายการขาย หรือ Input ข้อมูลการขายที่ใช้เวลาน้อย เที่ยงตรง และแม่นยำมาก จุดควบคุมก็คือ การกำหนดรหัสบนสินค้าหากทำได้อย่างถูกต้องแล้ว ในขั้นตอนการขายก็แทบจะไม่เกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกเกิดขึ้นเลย

Back Office นั้นหมายรวมถึง ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT หรือ Information Technology) ซึ่งเป็นฝ่ายที่สนับสนุนในเรื่องระบบคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ในการดำเนินการต่างๆ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Department) ซึ่งเป็นฝ่ายจัดหาบุคคลที่จะมาทำงาน และฝึกอบรมเพื่อสร้างทัศนคติแก่พนักงานฝ่ายต่างๆ เพื่อนำไปสู่การให้บริการ ติดต่อสื่อสารกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิผล หมายถึง ฝ่ายการเงินและบัญชี (Finance & Accounting Department) ซึ่งเป็นฝ่ายประมวลรายการธุรกิจ และรวบรวมจัดทำเป็นรายงานทางการเงิน รวมทั้งดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารทางการค้าต่างๆ
โดยปกติแล้ว ระบบของ Back Office จะถูกออกแบบให้เชื่อมต่อกับระบบงานของ Front Office เมื่อ Front Office ทำรายการค้าต่างๆ ระบบจะประมวลผลและบันทึกรายการขายในระบบที่เป็น Front Office ส่วน Back Office โดยเฉพาะอย่างยิ่งฝ่ายการเงิน และบัญชี จะเป็นผู้ตรวจสอบข้อมูลจาก Front Office อีกต่อหนึ่ง แล้วสรุปผล และปิดยอดต่างๆ ที่เรียกว่า “ปิดบัญชี”
ในปัจจุบัน กิจการส่วนใหญ่จะลงทุนในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งต้องใช้ทั้ง Software และ Hardware เพื่อให้สามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และทำให้เกิดความมั่นใจในความถูกต้องของการบันทึกรายการค้าต่างๆ และโดยมากจะเป็นระบบภายใต้เครือข่าย (Network) เช่น ระบบ LAN (Local Area Network) หรือ ระบบอินเตอร์เน็ต ระบบอินทราเน็ต เป็นต้น
ในโปรแกรมที่ใช้จัดการเกี่ยวกับ Front Office นั้นจะจัดทำในรูปของขั้นตอนมาตรฐานโดยผ่านเมนูต่างๆในระบบที่พยายามออกแบบให้ใช้งานง่าย และมีขั้นตอนที่แน่นอน ฝ่ายที่ทำงานที่ Front Office จะทำงานตามขั้นตอนที่กำหนด ป้อนข้อมูลตามที่ระบุไว้ ผลลัพธ์นั้นคือ “การบันทึกรายการ” เข้าไปในระบบโดยที่เจ้าตัวเองก็อาจจะยังไม่ทันรู้ตัวว่า “เป็นผู้บันทึกรายการค้า” เข้าไปแล้ว
โปรแกรมที่ใช้จัดการกับ Front Office นั้น หากสามารถเชื่อมโยงไปยัง Back Office แล้ว เท่ากับว่า ฝ่ายต่างๆจะทำรายการตามส่วนงานที่ตนเองให้บริการต่อลูกค้า ข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมเข้าไปใน “ฐานข้อมูล” ซึ่งจะมีข้อมูลทั้งในส่วนที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ด้านการตลาดและการขาย และข้อมูลที่ฝ่ายบัญชีจะนำไปประมวลเพื่อ “ปิดบัญชี” ต่อไป

เราจึงมักจะได้ยินประโยคทำนองว่า “Back Office Integration” หรือ “Back Office Solutions” ซึ่งก็หมายถึงระบบงานที่ทำให้ข้อมูลของ Front Office และ Back Office นั้นเป็นฐานข้อมูลร่วมกันที่จะสนับสนุนงานซึ่งกันและกัน
ในกลุ่มของระบบงานที่จะสนับสนุน Back Office นั้นอาจประกอบด้วยระบบบริหารงานทรัพยากรบุคคล และการบริหารงานทั่วไปในสำนักงาน ระบบขาย ระบบจัดซื้อ ระบบฐานข้อมูลลูกค้า ฯลฯ
ระบบเหล่านี้จะช่วยให้เกิดลำดับขั้นการทำงาน (Workflow) เกิดกระบวนการอนุมัติ และควบคุมในจุดต่างๆ บางระบบอาจช่วยลดปริมาณเอกสารที่เป็นกระดาษเนื่องจากเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล บางแห่งทำให้สามารถจัดการงานต่างๆ หรืออนุมัติรายการผ่านอินเทอร์เน็ตได้ การติดตั้งระบบเหล่านี้มักต้องมาพร้อมกับระบบควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสาร
การจัดให้มีระบบงานเพื่อสนับสนุนการทำงานทั้งในส่วนของ Front Office และ Back Office นั้น ไม่ใช่เรื่องเล็กๆอีกต่อไป เนื่องจากว่าระบบเหล่านี้มักต้องอาศัยเทคโนโลยีมาช่วย จนอาจกล่าวได้ว่า กิจการคงต้องลงทุนในการติดตั้งระบบ เพื่อให้เกิดระบบงานและระบบบันทึกข้อมูลที่จะรองรับรายการธุรกิจและความต้องการของลูกค้า โดยเฉพาะกับกิจการซึ่งต้องเกี่ยวข้องกับลูกค้าจำนวนมาก ระบบเหล่านี้จะช่วยให้การนำข้อมูลมาเพื่อใช้วิเคราะห์ และบริหารธุรกิจนั้นทำได้ทันต่อเวลา และมีความถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น