1. การเร่งงาน มีประโยชน์หรือไม่อย่างไร ให้ยกตัวอย่างประกอบ
การกำหนดเวลางานโครงการให้สอดคล้องกับข้อจำกัดทางด้านทรัพยากรในขั้นให้สามารถกำหนดเวลาแล้วเสร็จของโครงการที่เป็นไปได้ แต่โครงการอาจใช้เวลามากกว่ากำหนดเวลาส่งงานที่ได้ทำสัญญาไว้ ทำให้ต้องมีการเร่งงานโครงการให้แล้วเสร็จเร็วขึ้นตามกำหนดเวลาในโครงการ ซึ่งการเร่งโครงการนี้จำเป็นต้องพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายที่สัมพันธ์กับเวลาของงานแต่ละงานในโครงการด้วย เพื่อพิจารณาเลือกงานที่จะทำให้เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดในการเร่งโครงการ
สรุปประโยชน์จากการจัดลำดับความสำคัญ
1. งานสำคัญ งานเร่งด่วน เสร็จทันเวลา
2. ทำงานได้ครบตามลำดับความสำคัญได้มากที่สุด
3. มีสมาธิในการทำงาน ไม่ต้องพะวงในหลายเรื่อง การทำงานไม่ซ้ซ้อน
ตัวอย่างเช่น
ในบางกรณีผู้บริหารต้องการให้โครงการเสร็จเร็วกว่ากำหนด สามารถทำได้โดยการระดมทรัพยากรต่างๆ เช่น แรงงาน เครื่องจักรมาใช้ในกิจกรรมวิกฤตมากขึ้น เราเรียกการลดเวลาของโครงการโดยการระดมทรัพยากรว่า การเร่งรัดโครงการ (crashing project)
ขั้นตอนการเร่งรัดโครงการ
1. หาความสัมพันธ์ระหว่างเวลาแล้วเสร็จและค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรมปกติของทุกกิจกรรมในโครงการ
2. วิเคราะห์หาเส้นทางวิกฤตเพื่อทราบถึงกิจกรรมวิกฤต
3. รวบรวมค่าใช้จ่ายในการเร่งรัดกิจกรรมวิกฤต
4. เลือกเร่งกิจกรรมวิกฤตที่มีค่าใช้จ่ายในการเร่งงานต่ำสุดก่อนโดยการเร่งรัดทีละหน่วยเวลาจนกว่าจะได้เวลาแล้วเสร็จตามที่ต้องการ
2. การเร่งงาน ท่านคิดว่าปัจจัยอะไรที่จะต้องพิจารณาเป็นพิเศษ อธิบายประกอบเพื่อให้เข้าใจมากยิ่งขึ้น
การเร่งโครงการด้วยสายงานวิกฤต คือสายงานที่มีระยะยาวนานที่สุดซึ่งถือเป็นสายงานที่มีความสาคัญหากงานหรือกิจกรรมภายในสายงานวิกฤตช้ากว่าที่กาหนดไว้ในโครงการ นั่นหมายถึงว่าโครงการก็จะเสร็จช้าไปด้วย ดังนั้นการควบคุมโครงการให้สาเร็จตามเวลาที่ได้กาหนดไว้ จาเป็นต้องมีการควบคุมกิจกรรมในสายงานวิกฤตให้เป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้ ดังนั้นหากต้องการเร่งโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น ก็สามารถทาได้ด้วยการเร่งกิจกรรมภายในสายงานวิกฤตนั่นเอง
อีกปัจจัยหนึ่ง คือ ปัจจันด้านทรัพยากรณ์ต่างๆ
อีกปัจจัยหนึ่ง คือ ปัจจันด้านทรัพยากรณ์ต่างๆ
3. การเร่งงาน ที่ดี ท่านคิดว่าจะต้องเรียงลำดับความสำคัญจากอะไรก่อนหลัง เพราะอะไร
***ความสำเร็จในการทำงานจะเริ่มต้นจากการจัดสิ่งต่างๆ ให้เป็นระบบระเบียบ ***
การจัดลำดับความสำคัญของงาน : ความสามารถในการจัดลำดับงานที่หลากหลายทั้งที่
เป็นงานประจำ และงานโครงการให้สำเร็จ ตรงตามเวลาที่กำหนดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปัญหาที่เกิดจากการทำงานไม่เป็นระบบ
- เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันหมดไปกับการทำสิ่งที่ไม่มีความสำคัญใดๆเลย
- ทำงานอย่างเสร็จอย่างลวกๆ ไม่เรียบร้อย
- มีปัญหาในการแยกเยอะงานที่สำคัญออกจากงานอื่นๆ
- รอให้ถึงเวลาจวนตัวจึงจะเริ่มลงมือทำงานชิ้นสำคัญ
- เริ่มงานพร้อมๆกันหลายงาน แต่ไม่เคยทำได้สำเร็จเลยสักอย่าง
- ตัดสินใจไม่ถูกว่าควรจะทำงานอะไรเป็นลำดับต่อไป
- ทำงานชิ้นเดิมซ้ำอีกครั้ง เพราะจัดระบบงานของตัวเองไม่ดีพอ
- ไม่สามารถรับมอบหมายงานที่ต้องใช้ความรับผิดชอบสูงได้
4. การพัฒนาโปรแกรมหรือระบบสารสนเทศใดๆ นั้น การเร่งงานมีส่วนมาเกี่ยวข้องหรือไม่อย่างไร
ความพยายามที่จะคาดคะเนเวลาและค่าใช้จ่าย ที่จะใช้ในการดาเนินงานโครงการใดโครงการหนึ่ง รวมทั้งผลประโยชน์ที่จะได้รับจากโครงการ จะรวมถึงขั้นตอนการทางาน กิจกรรมที่จะต้องทำ เวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งบุคคลากรที่เหมาะสมในแต่ละกิจกรรมด้วย แต่ละโครงการควรจะวางแผนในรายละเอียดให้มาก ก่อนที่จะเริ่มทางานจริง และเมื่อดาเนินงานจริงๆแล้ว ควรจะติดตามและควบคุม ให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ด้วย แผนงานของโครงการวิเคราะห์และออกแบบ จะประกอบแผนงานต่อไปนี้คือ การวิเคราะห์ การออกแบบการพัฒนาโปรแกรม การนำระบบมาใช้งานจริงแต่ละกิจกรรมก็จะประกอบด้วย งานย่อยแยกไปอีก ได้แก่ การคาดคะเนเวลา และการเตรียมตารางการทางาน คาดคะเนค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ที่จะได้รับ
ในการพัฒนาโปรแกรมหรือระบบสารสนเทศอาจมีการเร่งโครงการบ้าง เพื่อให้สามารถลดปริมาณการค่าต่างๆ ที่นำมาใช้ในการบริหารจัดการโครงการ โดยจะสามารถคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ อีกทั้งยังสามารถนำเสนอต่อผู้บริหารให้ทราบถึงสถานะของโครงการได้ในทันที
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น